Veelgestelde vragen


U kon het antwoord dat je zocht niet vinden?


ami project video guide
Zie onze
VIDEO GUIDE

OF



Algemene vragen

Q
Kan ik AMI gebruiken als ik niet BTW-plichtig ben of gemengd BTW-plichtig?
R
Natuurlijk !

AMI maakt facturen aan met producten en diensten die verschillende BTW-tarieven vermengen.
Selecteer dus gewoon de 0% BTW voor al uw niet-belastbare diensten.

Tax rates when document creation

U kunt eventuele BTW-tarieven toevoegen in de sectie Parameters > Mijn documenten instellen

Adding a tax rate inside the parameters
 
Q
Waarom moeten mijn klanten mijn elektronische documenten accepteren?
R
Elektronische facturatie is nog jong en er gelden enkele wettelijke beperkingen.

Als u uw documenten via gepersonaliseerde e-mails op AMI Project wilt verzenden, is het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat uw klanten deze accepteren.

Vink gewoon het vakje "Ik wil mijn documenten elektronisch naar deze klant sturen" aan in het formulier van uw klant.
Er wordt een e-mail met de aanvaardingslink verstuurd en u wordt automatisch op de hoogte gebracht van het antwoord van de klant.

Om de aanvaardingsmail aan te passen, gaat u naar "Mijn instellingen> Mijn e-mail personaliseren" en selecteert u "Waarschuwing voor elektronische facturering" in het uitklapmenu.

Acceptation des documents électroniques

Het antwoord kan de volgende waarden hebben:
  • Geaccepteerd
  • Niet geaccepteerd
  • Niet gevraagd
 
Q
Kan ik mijn gegevens exporteren?
R

Ja


Er zijn verschillende manieren om uw documenten te exporteren via de linker werkbalk:
- in PDF-formaat door op "Download PDF-documenten" te klikken
- in afdrukbaar formaat door te klikken op "Print de periode".
- in CSV-formaat te importeren in de boekhoudprogramma's door te klikken op "Exporteren naar CSV-formaat".

Voor al uw artikelen en uw klanten is alleen de optie "Exporteren in CSV-formaat" beschikbaar.
Voor de btw-lijst klikt u eenvoudigweg op de knop "Btw-lijst voor periode" in de sectie Facturen.

Het is ook mogelijk om alle CSV-bestanden tegelijkertijd te exporteren door te klikken op de knop "Exporteer boekhouding" in de werkbalk van het dashboard.

Voor de professionele kostenadministratie kunt u ook exporteren:
- in CSV-formaat
- in afdrukbaar formaat
- het BTW-overzicht
- details van de BTW-codes (voor de aangifte)
- resultatenrekeningen voor de belastingsperiode

Outils d'aide aux déclarations comptables
 
Q
Is AMI geschikt voor bedrijven die werkzaam zijn in de bouw?
R

JA


Bedrijven die onderworpen zijn aan de medecontractregel (gebouwen, tuinen, enz.) kunnen dit nu specificeren in de contactgegevens van het bedrijf.

newsletter-cocontracting

De cocontracting regel (0% BTW-tarief en wettelijke kennisgeving) wordt automatisch toegepast op uw documenten als u een professionele klant selecteert.

U kunt dit natuurlijk altijd zelf veranderen als het niet aan uw wensen voldoet.
 
Q
Mag AMI door niet-professionals worden gebruikt?
R
Ja, de software kan de niet-professionals die tweedehands goederen verkopen of professioneel uitziende documenten willen maken.

Natuurlijk kan een niet-professional geen facturen met BTW aanmaken.
Selecteer gewoon het vakje "niet BTW-plichtig":
  • uw artikels zullen automatisch een 0%-tarief tonen
  • er wordt geen melding gemaakt van de BTW op uw definitieve document
 
Q
Waar kan ik mijn factuur vinden voor de aankoop van een AMI-project toegang?
R
U vindt de factuur met betrekking tot uw aankoop in de sectie "Mijn instellingen > Mijn account beheren".

Deze factuur wordt automatisch gegenereerd wanneer u voor uw toegang betaalt.

faq-ami-invoices


Het wordt ook automatisch toegevoegd aan uw beroepskosten omdat het betaalde bedrag 100% aftrekbaar is in uw boekhouding!
 
Q
Is AMI Project compatibel met Mac OSX?
R

JA


Onze online software is compatibel met Mac OS, en op alle platformen met een browser van minder dan 5 jaar (smartphone, tablet, computer, ...).
 

Toegangstypes

Q
Hoe koop ik een toegang zonder Paypal-account of creditcard?
R
Om een nieuwe toegang te kopen, ga naar "Mijn parameters > Mijn account beheren".

Voor online betalingen gebruikt AMI Project het internationaal erkende beveiligde platform: Paypal.
Wanneer u uw toegang selecteert, kunt u kiezen om te betalen met een creditcard of via uw Paypal-account.

Als u geen creditcard of Paypal-account heeft, is het mogelijk om direct te betalen door middel van een bankoverschrijving met vermelding van het ordernummer in de communicatie.
Voor meer informatie, klik op de link of foto "Geen creditcard of Paypal-rekening".

no-paypal
 
Q
Is AMI Project gratis?
R
Vanaf 1 januari 2017 is het AMI-project de betalende fase ingegaan.
De gratis dienstverlening is echter altijd gegarandeerd voor TPE dat zijn rekeningen kan blijven aanmaken (met een maandelijkse beperking).
 
Q
Mijn toegang loopt ten einde, worden mijn gegevens bewaard?
R

JA


U bewaart natuurlijk al uw gegevens en heeft er normaal gesproken toegang toe, ongeacht het soort toegang dat u kiest.

De beperkingen met betrekking tot de verschillende soorten toegang hebben alleen betrekking op de creatie van toekomstige gegevens.
 
Q
Hoe kan ik de limieten van mijn toegang verhogen?
R
Elk type toegang maakt het mogelijk om meer of minder gegevens aan te maken.

Als u beperkt bent in uw creatie, raden wij u aan om naar het hogere toegangstype te kopen.
Wanneer u een hoger toegangstype koopt, wordt uw vorige toegang automatisch geconverteerd in verhouding tot de verbruikte hoeveelheid,
verliest u nooit wat u hebt betaald !

Als u de grens van het hoogste type toegang bereikt, neem dan contact met ons op voor een persoonlijke offerte.

U kunt de verschillende soorten toegang en hun beperkingen bekijken op de pagina "Accountinstellingen".

Soorten toegang tot het AMI-project

 
Q
Kan de toegang worden gebruikt door meerdere gelijktijdige gebruikers?
R

Ja


Er is geen beperking in het aantal verbindingen en het is mogelijk om aan meerdere documenten tegelijk te werken.

Bij de inschrijving kiest u de login (e-mailadres) en het wachtwoord van uw bedrijf, dat door al uw medewerkers kan worden gebruikt.

Om uw interne communicatie te vergemakkelijken is het mogelijk om opmerkingen en "tags" (trefwoorden) op uw documenten achter te laten.

faq-users-comments

faq-document-tags
 

Documenten

Q
Hoe bekijk ik documenten uit voorgaande jaren?
R
Standaard geeft AMI Project documenten voor het lopende jaar weer, maar uw oude documenten zijn natuurlijk nog steeds toegankelijk.

Het zoeksysteem maakt het mogelijk om de periode van het te tonen document te specificeren:
  • Ofwel handmatig met behulp van de data "Van" en "Tot".
  • Ofwel door een periode te kiezen uit het uitklapmenu


Bovendien kunt u de instellingen van de zoekfilter voor alle documenten bewaren (tot het moment dat de verbinding wordt verbroken) door het betreffende vakje rechtsonder aan te vinken.

faq-document-search

 
Q
Hoe voeg ik mijn logo toe?
R
Uw logo kan worden geüpload in JPG, PNG of GIF formaat in de sectie "Mijn instellingen > Mijn gegevens wijzigen".

Personnaliser un logo sur AMI Project

De afbeelding van uw logo wordt altijd links uitgelijnd op uw documenten.

Om een verkeerde uitlijning te voorkomen, dient u de witruimte aan de linkerkant van uw afbeelding te verwijderen (bijvoorbeeld met behulp van Microsoft Paint of Adobe Photoshop).

De ideale resolutie voor uw afbeelding is 650 x 230 pixels (wat overeenkomt met een afmeting van 6 x 2,2 cm op uw documenten).
 
Q
Hoe kan ik mijn contactgegevens of kleuren op de reeds aangemaakte documenten aanpassen ?
R
Heeft u uw kleuren, uw contactgegevens of die van uw klant veranderd, maar is er niets veranderd aan uw document?
Dit is normaal, AMI Project maakt gebruik van een back-up systeem dat u in staat stelt om eerder opgeslagen gegevens te bewaren.

Om een document bij te werken, hoeft u het alleen maar te bewerken en opnieuw op te slaan.
 
Q
Hoe voeg ik mijn algemene verkoopsvoorwaarden toe?
R
Als u de aangepaste e-mails (Mijn instellingen> Mijn e-mail personaliseren) gebruikt, voegt u gewoon de { Terms }-tag toe aan uw e-mail, zodat deze automatisch een link naar uw algemene voorwaarden maakt.

Als u de vermelding "Ik heb de bijgevoegde algemene verkoopsvoorwaarden gelezen, begrepen en aanvaard" wilt toevoegen, moet u tijdens het aanmaken van uw document de waarde "Bijlage bij het document" selecteren voor het tabblad "Algemene verkoopsvoorwaarden" van het zijmenu.

Standaard zijn deze 2 opties geactiveerd bij het aanmaken van uw account.
 
Q
Hoe verander ik de taal van mijn documenten?
R
Het document zal worden opgeslagen in de taal die wordt gebruikt op AMI Project

U kunt van de ene naar de andere taal overschakelen door in het bovenste taalmenu op de betreffende vlag te klikken.

Als u de taal van een reeds aangemaakt document wilt wijzigen, selecteert u gewoon de taal, wijzigt u het document en slaat u het opnieuw op.
 
Q
Montant TTC ou TVAC ?
R
Les termes TVAC (TVA comprise) et TTC (toutes taxes comprises) sont tous les deux valables légalement.

AMI Project utilise TVAC sur les documents, car le montant est calculé avec la TVA comme seule et unique taxe.
Certains secteurs (comme les hôtels par exemple) appliquent des taxes spécifiques, et la mention TTC est alors utilisée.

Si vous les souhaitez vous pouvez bien entendu préciser une remarque globale dans vos paramètres telle que :
"Le total TVAC calculé vaut comme montant TTC".
 
Q
Kan ik bijlagen toevoegen aan mijn documenten?
R

JA


U kunt uw bijlagen toevoegen bij het bewerken van uw document door de bestanden in de werkbalk (linksonder) te selecteren.

Add attachments

De links naar de toegevoegde bijlagen verschijnen dan in de e-mail die naar uw klant wordt gestuurd, in het vakje hieronder.

Daarnaast kunt u ook uw voorwaarden in uw instellingen specificeren, hetzij als tekst, hetzij door een bestand te importeren.
 

Offerten

Q
Hoe maak ik een bestelbon aan?
R

Een aankooporder wordt automatisch aangemaakt wanneer een offerte wordt ondertekend.


Hier zijn de stappen voor het aanmaken van een inkooporder:
  1. Aanmaken van een offerte
  2. Het versturen van de offerte (u kunt de status "Verzonden" handmatig opgeven)
  3. Offertehandtekening (u kunt de status "Ondertekend" handmatig opgeven)
  4. U wordt dan automatisch naar de pagina van het aangemaakte bestelbon gestuurd.
  5. U kunt dan het bestelbon versturen of het bestelbon downloaden.
  6. Zodra de bestelbon is verzonden, kunt u deze factureren of facturen aanmaken voor een aanbetaling.

 
Q
Kan mijn klant een offerte elektronisch ondertekenen?
R

JA


U kunt uw e-mail personaliseren om een aanvaardingslink en een weigeringslink toe te voegen.
De status van uw offerte wordt automatisch bijgewerkt en in geval van acceptatie ontvangt de klant het bijbehorende bestelformulier.

Personnaliser les e-mails
 

Facturatie

Q
Hoe kan ik mijn factuurnummer wijzigen?
R
Als u het nummerformaat wilt wijzigen, ga dan naar "Mijn instellingen" en vervolgens naar "Mijn documenten instellen".

Hier kunt u kiezen tussen 3 formaten:
- Met het jaar, de maand en het nummer (ex: FA-160 200 001)
- Met het jaartal en het nummer (ex: FA-1600001)
- Alleen het nummer (ex: FA-00001)


Belangrijk

Wat de facturen betreft, heeft u de wettelijke verplichting om de continuïteit van uw keuze te respecteren; er kan dus geen "gat" ontstaan tussen 2 factuurnummers.
  • Het is niet mogelijk om het nummer van een factuur te wijzigen.
  • Het is alleen mogelijk om de laatste factuur te verwijderen, mits deze nog niet is verzonden.


Indien u een factuur stuk voor stuk moet aanmaken of later terugkomt, raden wij u aan om de factuursjablonen als concept te gebruiken.
Importeer ze vervolgens in een blanco factuur om deze af te ronden en naar uw klant te sturen.
 
Q
Kan ik een factuur schrijven zonder BTW?
R

JA


U kunt een standaard BTW-tarief van 0% opgeven in "Mijn instellingen> Mijn documenten instellen".

Taux de TVA par défaut


Het is ook mogelijk om een BTW van 0% te specificeren voor bepaalde regels van uw factuur.

Taux de TVA pour un article particulier


Ook kunt u ervoor kiezen om geen BTW-informatie op uw documenten weer te geven door het vakje "Mijn instellingen> Mijn documenten aanpassen" aan te vinken.

Ne pas afficher la TVA sur vos documents
 
Q
Kan ik de vertragingsrente op mijn facturen vermelden?
R

JA


U kunt uw verschillende achterstandsrentevoeten beheren in de sectie "Mijn documenten instellen".

Daarna hoeft u alleen nog maar het tarief te selecteren in de werkbalk bij het maken van uw factuur.

Late kosten worden automatisch berekend in uw herinneringsmails.
 
Q
Hoe factureer je een offerte?
R

Voordat een offerte wordt gefactureerd, is het noodzakelijk om de inkooporder aan te maken.


Hier is de volledige procedure stap voor stap:
  1. Maak uw offerte
  2. Stuur uw offerte of specificeer de status ervan naar "Verzonden per post".
  3. Geef de status van de offerte aan "Ondertekend".
  4. Stap 3 maakt de inkooporder aan en stuurt u er automatisch naar toe
  5. Stuur het bestelformulier of specificeer de status ervan naar "Sent".
  6. "Factuur de bestelling" en "Maak een stortingsfactuur" knoppen zijn nu beschikbaar
  7. Om de volledige offerte te factureren, klikt u op de knop "Factureer de bestelling" en slaat u de factuur op.
 
Q
Hoe factureer je een bestelling?
R
Wanneer een offerte als SIGNED wordt aangegeven, wordt de bijbehorende inkooporder automatisch aangemaakt.

Om een aankooporder te factureren is het noodzakelijk om deze vooraf naar uw klant te sturen.
Zodra de status van de bestelling als SENT is aangegeven, verschijnen er twee nieuwe opties in het gereedschapsmenu:
  • Maak een voorschotfactuur aan
  • Factureer de bestelling


Comment facturer un bon de commande

Om de hele bestelling te factureren, klikt u op om de voorgevulde documenteditor met alle bestelgegevens te openen, zodat u de inhoud indien nodig kunt aanpassen.

Om een voorschotfactuur aan te maken, klikt u op om een popup te openen waarmee u het percentage van het voorschot (vooraf gevuld met de standaardwaarde) en de beschrijving ervan kunt opgeven.

Créer un acompte
 
Q
Hoe moet de medecontracteringsregeling worden toegepast?
R
Als u onderworpen bent aan het contractantenregime, moet u het betreffende vakje aanvinken op de instellingenpagina "Wijzig mijn gegevens".

newsletter-cocontracting

Wanneer u vervolgens een BTW-plichtige klant selecteert, wordt automatisch het contracteringsregime toegepast (BTW van 0% en toevoeging van de clausule in de opmerking).
 
Q
Hoe mijn factuur verwijderen?
R
Met betrekking tot facturen heeft u de wettelijke verplichting om de continuïteit van uw nummering te respecteren; er mag geen "gat" zitten tussen 2 factuurnummers.

Het is dus alleen mogelijk om de laatste factuur te verwijderen, mits deze nog niet is verzonden.

Om de factuur op boekhoudkundig niveau te annuleren, moet u een creditnota aanmaken.
Om uw factuur te crediteren, stelt u de status in op "Verzonden", waardoor de knop "Creëer een tegoed" in het linker menu verschijnt.
Klik op de knop, sla uw creditnota op en verzend deze daar (of geef de status handmatig aan).

Als u onderweg een factuur moet invullen of er later op terugkomt, raden wij u aan om de factuurmodellen als concept te gebruiken.
Importeer ze vervolgens in een blanco factuur om deze af te ronden en naar uw klant te sturen.
 
Q
Is het mogelijk om terugkerende facturen aan te maken?
R

JA


Wilt u uw klanten regelmatig factureren op basis van een vooraf gedefinieerd factuursjabloon?
Het is mogelijk!

Voeg een herhaling van de factuur toe, gedefinieerd door:
  • de keuze van een model
  • een klant selecteren
  • de nauwkeurigheid van de periode (wekelijks, maandelijks of jaarlijks)
  • de datum van de eerste uitvoering


Recurrences form

De factuur wordt aangemaakt en automatisch toegevoegd aan uw account.
Als u wilt dat hij ook wordt verzonden, vinkt u het vakje aan en zorgt u ervoor dat uw klant akkoord gaat met de ontvangst van uw elektronische documenten.

Adding invoice recurrences

OPMERKING:
Deze functie is gereserveerd voor gebruikers met jaarlijkse toegang.
 
Q
Waarom is mijn factuur niet in het dashboard opgenomen?
R
Facturen worden pas geteld op het scorebord als ze naar uw klant zijn verzonden.

Tot het moment van verzending kan een factuur worden gewijzigd of zelfs verwijderd als het de laatste is (er kan wettelijk gezien geen gat in de nummering zitten).

Indien u een factuur wilt maken voor later gebruik, adviseren wij u om templates aan te maken en te gebruiken.
 

Zakelijke kosten

Q
Hoe kunnen de beroepskosten worden gecodeerd?
R
Het formulier voor de beroepskosten maakt het mogelijk om de belangrijkste informatie die nodig is voor de boekhouding en de BTW- en fiscale aangiften te coderen.

Formulaire d'encodage des frais professionnels

Belangrijkste informatie

Beschrijving van de kosten: mementveld (bijv.: "Juni-gas", "Computeraankoop", "Mobiele telefoonfactuur", ...)
  • Uitgavenreferentie : factuurnummer, referentie
  • Soort uitgave: uitgavencategorie (vooraf gecodeerd of gepersonaliseerd)
  • Soort aankoop : koopwaar, goederen, diensten, ... (informatie die nuttig is voor de BTW-aangifte)
  • Uitgavedatum : kostendatum (gebruikt voor de sorteervolgorde en de periodeoverzichten)
  • Betalingsdatum : betalingsdatum van de uitgave
  • Betaalmiddel
  • Plaats van aankoop


Bedrag

Totaal BTW inbegrepen : totaal bedrag BTW inbegrepen
  • Verhouding pro : professioneel percentage
  • Exclusief pro-bedrag belasting : exclusief pro-bedrag belasting (berekende waarde)


BTW-gegevens


  • BTW-bedrag : totaal BTW-bedrag
  • BTW-tarief : BTW-percentage (berekende waarde)
  • Verhouding BTW max : de BTW maximum verhouding is een boekhoudregel gekoppeld aan het type uitgave (bv.: 50% voor auto's, 0% voor restaurants, ...)
  • Aftrekbare BTW : bedrag van de aftrekbare BTW (berekende waarde)
  • Cocontracting rule : BTW-regel met betrekking tot de cocontracting workers (bouwbedrijf, tuinman, ...)


Fiscale gegevens


  • Afgewezen kosten: de "afgekeurde kosten" zijn een percentage dat gekoppeld is aan het type exepensie (bijv.: 31% voor restaurants, ...).
  • Aftrekbaar bedrag : aftrekbaar bedrag na het in aanmerking genomen geweigerde percentage (berekende waarde)
  • Afschrijving : bezorgdheid om goederen die door de tijd verslijten
  • Nb jaar : aantal jaren voor afschrijving
  • Jaarlijkse aftrek: jaarlijks aftrekbaar bedrag (berekende waarde)


Kleuren

Achtergrondkleur : achtergrondkleur van de lijn in de uitgavenlijst
  • Tekstkleur : tekstkleur van de exepensie die in de lijst wordt getoond
  • Bewaar deze parameters voor toekomstige uitgaven van dit type : bewaar de kleuren en parameters voor verdere uitgaven van dit type
 
Q
Hoe kan ik mijn BTW-status opzoeken?
R
Uw belastingstatus wordt weergegeven in de rubriek "Kosten".

U vindt een overzicht van de gefactureerde, aftrekbare en verschuldigde BTW in de werkbalk aan de linkerkant.

Situation TVA

Om de samenvatting van een bepaalde periode (bijvoorbeeld een kwartaal) te bekijken, kunt u het menu "Periode" in de bovenste zoekbalk gebruiken, of zelfs de data "Van " en "Tot" opgeven.

Recherche de frais professionnels
 
Q
Hoe de afschrijving te beheren?
R
Boven een bepaald bedrag (250 € in België) moeten de beroepskosten in meerdere jaren worden afgeschreven.

Er zijn geen ingewikkelde tabellen meer nodig, enkel het aantal jaren van afschrijving in het onkostenformulier invoeren en AMI zorgt voor alle berekeningen voor de jaarlijkse inhoudingen (zichtbaar in de fiscale raming en de boekhoudkundige resultaten).


AMI amortissement frais professionnel

AMI amortissement comptes de résultats


De afschrijvingsduur is afhankelijk van het object en het gebruik dat je ervan maakt.

In het algemeen gebruiken de meeste accountants standaard looptijden, zoals :
- nieuw voertuig : 5 jaar
- gebruikt voertuig : 3 jaar
- computer: 3 jaar
 

Klanten

Q
Hoe kan ik mijn klantenbestand importeren?
R
Met de knoppen "CSV importeren " in "Klanten" kunt u uw database overzetten.

CSV functioneert als een vereenvoudigde Excel-spreadsheet die de gegevens bevat .
De meeste tabbladen en boekhoudprogramma's zijn in staat om dit soort bestanden te exporteren .

Om ons huidige formaat te kennen, is de eenvoudigste manier om het bestand te exporteren door te klikken op "Exporteren naar CSV " .
Dit geeft u een overzicht van de verschillende kolommen die u kunt toevoegen.

OPGELET : er wordt geen enkele verwerking uitgevoerd tijdens de import, zorg ervoor dat de gegevens correct zijn (BTW-nummer, e-mailadres, enz.).

Sommige programma's zoals Excel bieden verschillende opties bij het exporteren van CSV, kies dan zeker de codering "UTF-8 zonder BOM " en het puntkomma scheidingsteken (;).

CSV file format
 

Klanten Betalingen

Q
Is het mogelijk om een betaalmiddel toe te voegen?
R

Ja, het is mogelijk.


U kunt uw parameterlijsten bewerken in de sectie "Parameter mijn documenten", door het selecteren van de "Edit my list" in het bijbehorende dropdown menu.

Edit a dropdown list

Er zal een nieuw blok verschijnen waarmee u uw verschillende opties kunt organiseren.

payments means list

Om nog verder te gaan, kunt u bijvoorbeeld ook uw Paypal-informatie in het globale informatietekstblok specificeren.
 
Q
Hoe kan ik een betaling registreren?
R
Zodra uw factuur naar uw klant is verzonden, verschijnt de optie "Betaling opnemen".

Als u op deze knop drukt, opent u een klein formulier om het bedrag (in valuta of in procenten) op te geven.
Een betaling kan gedeeltelijk of volledig zijn.

Record a payment

De betalingsgeschiedenis wordt dan onder het menu getoond, links van uw factuur.
 

Stockbeheer

Q
Hoe wordt de stock geüpdatet?
R
De stock van uw producten wordt automatisch verrekend wanneer uw factuur wordt aangegeven als verzonden (via AMI Project of door u).

Omgekeerd verhoogt een verzonden creditnota uw stock.