Questions fréquemment posées


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Questions générales

Q
AMI convient-il aux entreprises travaillant dans le bâtiment ?
R

OUI


Les entreprises soumises à la règle de cocontractance (bâtiments, jardins, ...) peuvent désormais le préciser dans les coordonnées de l'entreprise.


Ainsi, la règle de cocontractance (0% de TVA  et mention légale en remarque) sera appliquée automatiquement à vos documents lorsque vous sélectionnez un client professionnel.

Bien entendu, il vous sera toujours possible de modifier manuellement les données automatiques si elles ne vous conviennent pas.
 
Q
Puis-je exporter mes données ?
R

Oui



Il est possible d'exporter vos documents de plusieurs façons via la barre d'outils gauche :
- au format PDF en cliquant "Télécharger les documents PDF"
- au format imprimable en cliquant sur "Imprimer la période"
- au format CSV importable dans les programmes comptables en cliquant sur "Exporter au format CSV"

Pour tous vos articles et vos clients seule l'option "Exporter au format CSV" est disponible.
Pour le listing TVA il vous suffit de cliquer le bouton "Listing TVA pour la période" dans la section des factures.

Il est également possible d'exporter tous les fichiers CSV simultanément en cliquant sur le bouton "Exporter la comptabilité" dans la barre d'outils du tableau de bord.

Pour la comptabilité des frais professionnels vous pouvez également exporter :
- au format CSV
- au format imprimable
- le récapitulatif TVA
- le détail des codes TVA (pour la déclaration)
- les comptes de résultats pour la période fiscale

Outils d'aide aux déclarations comptables
 
Q
Où puis-je trouver ma facture pour l'achat d'un accès AMI Project ?
R
Vous trouverez la facture liée à votre achat dans la section "Mes paramètres > Gérer mon compte".

Cette facture est générée automatiquement lors du paiement de votre accès.

Mes factures AMI Project



Elle s'ajoute également automatiquement à vos frais professionnels car le montant payé est 100% déductible dans votre comptabilité !
 
Q
AMI Project est-il compatible avec Mac OSX ?
R

OUI



Notre logiciel en ligne est compatible sur Mac OS, et sur toutes les plate-formes dotées d'un navigateur internet de moins de 5 ans (smartphone, tablette, ordinateur, ...).
 
Q
Je suis franchisé TVA, comment paramétrer mon compte ?
R

Votre statut de franchisé doit être mentionné sur tous vos documents



La mention légale est "Régime particulier de franchise des petites entreprises" (article 56bis du code TVA).
Vous pouvez ajouter cette mention dans "Mes paramètres > Paramétrer mes documents > Ajouter un texte à tous mes documents".

ATTENTION : vous ne pouvez PAS facturer de TVA.
Tous vos articles doivent avoir un taux de TVA de 0%.
Nous vous conseillons de préciser votre taux de TVA à 0% par défaut dans "Mes paramètres > Paramétrer mes documents > Taux de TVA".
 
Q
Modifier la durée de la session active
R

Pour la sécurité de vos données, votre connexion a une durée limitée



Par défaut, vous serez déconnecté si vous êtes inactif pendant plus de 24 minutes.
Un message vous averti 60 secondes avant la fermeture automatique de votre session.

Une session inactive signifie que vous n'avez pas changé ou rechargé la page.

Si vous souhaitez augmenter cette durée, vous pouvez sélectionner 120 minutes dans "Mes paramètres > Gérer mon compte > Sécurité" (non-recommandé).
 
Q
Puis-je utiliser 2 comptes simultanément ?
R
Vous possédez plusieurs comptes AMI Project et vous souhaitez pouvoir y travailler en même temps ?

Plusieurs solutions existent :
  1. utiliser des ordinateurs différents
  2. utiliser des navigateurs internet différents (par exemple Chrome et Edge)
  3. utiliser des sessions privées différentes (Créer une nouvelle fenêtre de navigation privée)

ATTENTION : pour des raisons évidente de sécurité vous ne pourrez pas vous connecter avec 2 comptes différents sur un même navigateur et dans la même fenêtre (pour basculer d'un onglet à l'autre).
 
Q
Puis-je utiliser un VPN pour me connecter sur AMI Project ?
R

OUI


Nous encouragement vivement nos utilisateurs à protéger leurs données sur Internet.
Les VPNs, proxy, et autres réseaux protégés peuvent donc utiliser AMI Project librement.

Toutefois, il est regrettable que certains hackers ou pirates informatiques utilisent ces mêmes réseaux pour tenter de s'infiltrer dans notre système (sans succès, heureusement).
Nous sommes donc parfois temporairement contraint de bloquer certaines adresses IP.

Si vous rencontrez une erreur 403 sur notre site, c'est que l'adresse IP que vous utilisée a été bloquée pour des raisons de sécurité.

La plupart des VPNs permettent de changer très facilement d'adresse IP, vous pourrez alors à nouveau accéder à AMI Project.
 
Q
Puis-je utiliser AMI si je ne suis pas assujetti à la TVA ou assujetti mixte à la TVA ?
R
Bien entendu !

A.M.I. permet de créer des factures contenant des produits et prestations mélangeant différents taux de TVA.
Il suffit donc de sélectionner le taux de 0% de TVA pour toutes vos prestations non-assujetties.

Taux de TVA lors de la création de document

Vous pouvez ajouter n'importe quel taux de TVA dans la section Paramètres > Paramétrer mes documents

Ajout d'un taux de TVA dans les paramètres
 
Q
AMI peut-il être utilisé par des particuliers ?
R
Oui, le logiciel peut convenir aux particuliers qui vendent leurs biens d'occasions ou qui souhaitent créer des documents clairs avec un look "pro".

Bien entendu, un particulier ne peut pas facturer de TVA.
Cochez simplement la case "non assujetti à la TVA" :
  • vos articles auront automatiquement un taux de 0%
  • le terme TVA n'apparaitre pas sur vos documents
 

Types d'accès

Q
Comment acheter un accès ?
R
Pour acheter un nouvel accès, rendez-vous dans la section "Mes Paramètres > Gérer mon compte".

Pour les paiements en ligne, AMI Project utilise la plateforme sécurisée internationalement reconnue : Mollie.
La plateforme Mollie propose de nombreuses solutions de paiement.

Si toutefois vous ne disposez d'aucun moyen de paiement proposé par Mollie, il vous est possible de payer par virement bancaire directement en mentionnant le numéro de commande en communication.
Pour plus d'informations, cliquez sur le lien "Payer par virement bancaire  ".

Mollie, Système de paiement en ligne sécurisé
 
Q
AMI Project est-il gratuit ?
R
Dès le 1er janvier 2017, A.M.I est rentré dans sa phase payante.
Cependant, un service gratuit est toujours garanti pour les TPE qui pourront continuer à créer leurs factures (avec une limitation mensuelle).
 
Q
Mon accès arrive à terme, mes données seront-elles conservées ?
R

OUI



Vous conserverez bien entendu toutes vos données et pourrez y accéder normalement, quelque soit le type d'accès que vous choisirez.

Les limitations liées aux différents types d'accès ne concernent que la création des futures données.
 
Q
Comment augmenter les limites de mon compte ?
R
Chaque type d'accès permet la création de plus ou moins de données.

Si vous êtes limités dans votre création nous vous conseillons de passer au type d'accès supérieur.
Lorsque vous achetez un accès supérieur votre accès précédent est automatiquement converti au prorata de la quantité consommée,
vous ne perdrez donc jamais ce que vous avez payé !

Si vous atteignez la limite du type d'accès le plus élevé, veuillez nous contacter pour obtenir une offre personnalisée.

Vous pouvez consulter les différents types d'accès et leurs limitations sur la page "Paramètres de compte".

Types d'accès AMI Project

 
Q
Est ce que l'accès peut être utilisé par plusieurs utilisateurs simultanés ?
R
Oui, il n'y a aucune limitation dans le nombre de connexions et il est possible de travailler sur plusieurs documents simultanément.

Lors de l'inscription, vous choisissez le login (adresse e-mail) et mot de passe de votre entreprise, qui pourront être utilisés par tous vos collaborateurs.

Pour faciliter votre communication interne il est possible de laisser des commentaires et des "tags" (mots clés) sur vos documents.

Ajouter des commentaires à vos documents AMI Project


faq-document-tags
 
Q
Puis-je donner accès à mes collaborateurs ?
R

OUI



Il vous est possible d'ajouter vos collaborateurs dans la section "Mes Paramètres > Gérer mes collaborateurs".

Vous pouvez donner l'accès à une ou plusieurs parties de votre compte AMI Project à vos collaborateurs.

Ajouter un collaborateur

 
Q
Vous avez atteint la limite de votre accès
R

Les limites de votre compte dépendent de votre type d'accès



Si vous un message s'affiche pour vous avertir que vous avez atteint l'une de ces limitations, vous pourrez :
  • soit attendre s'il s'agit d'une limitation mensuelle
  • soit acheter un accès de type supérieur

Lorsque vous achetez un accès supérieur, vous ne perdez pas l'ancien !
Votre ancien accès sera automatiquement converti en durée supplémentaire (calculée au prorata de la durée restante).

ATTENTION : un achat d'un deuxième accès du même type n'augmentera pas vos limites, mais prolongera votre accès actuel !

Types d'accès AMI Project
 
Q
Puis-je changer le mot de passe des accès collaborateurs ?
R

Vous ne pouvez pas administrer les mots de passe de vos collaborateurs.



Si leur mot de passe est perdu, ils doivent cliquer sur le lien "Mot de passe oublié" pour recevoir un nouveau mot de passe par e-mail.
 
Q
AMI Project propose-t-il des formules d'abonnement ?
R

Les accès achetés ne sont jamais reconduits automatiquement



Afin de laisser la liberté à chaque utilisateur nous ne proposons pas d'abonnement, les accès ne sont donc pas reconduits automatiquement.
Toutefois les accès sont cumulables, si vous achetez un second accès il prolongera votre accès actuel.

Lorsque vous aurez à nouveau besoin d'un accès il vous suffira de suivre la procédure de paiement habituelle.
La facture sera automatiquement générée et accessible dans "mes Paramètres > Mon compte".
 

Documents

Q
Comment consulter les documents des années précédentes ?
R
Par défaut, AMI Project affiche les documents de l'année en cours, mais vos ancien documents sont bien entendu toujours accessibles.

Le système de recherche vous permet de préciser la période de document à afficher :
  • soit manuellement en utilisant les dates "Du" et "Au"
  • soit en choisissant une période dans le menu déroulant

Par ailleurs, il vous est possible de conserver les paramètres du filtre de recherche pour tous les documents (jusqu'à la déconnexion) en cochant la case correspondante en bas à droite.



 
Q
Comment puis-je ajouter mon logo ?
R
Votre logo peu être téléchargé au format JPG, PNG ou GIF dans la section "Mes Paramètres > Modifier mes coordonnées".



L'image de votre logo est toujours alignée à gauche sur vos documents.

Pour éviter tout décalage, assurez-vous de supprimer tout espace blanc sur la partie gauche de votre image (avec l'outil Microsoft Paint ou Adobe Photoshop, par exemple).

La résolution idéale pour votre image est de 650 x 230 pixels (ce qui correspondra à une taille de 6 x 2,2 cm sur vos documents).
 
Q
Comment changer mes couleurs et coordonnées sur mes documents déjà créés ?
R
Vous avez modifié vos couleurs, vos coordonnées ou celles de votre client mais rien n'a changé sur votre document ?
C'est normal, AMI Project utilise un système de sauvegarde qui vous permet de conserver les données précédemment enregistrées.

Pour mettre à jour un document, il suffit de l'éditer et de le sauvegarder à nouveau.
 
Q
Comment ajouter mes conditions générales de vente ?
R

Importer vos conditions générales


Vous pouvez ajouter vos conditions générales sous forme de fichier ou de texte dans la section "Paramétrer mes documents".


Dans vos e-mail


Si vous utilisez les e-mails personnalisés (Mes paramètres > Personnaliser mes e-mails) il vous suffit d'ajouter la balise { Cgdv } à votre e-mail pour que celle-ci crée automatiquement un lien vers vos conditions générales.

Si vous souhaitez ajouter la mention "J'ai lu, compris et accepté les conditions générales de ventes ci-jointes" vous devez sélectionner la valeur "Joindre au document" pour l'onglet "Conditions générales de vente" du menu latéral lors de la création de votre document.

Par défaut, ces 2 options ont été activées lors de la création de votre compte.

Dans vos PDF


Lors de l'édition de votre document sélectionnez la valeur "Joindre au document" dans le menu de gauche.



 
Q
Comment changer la langue sur mes documents ?
R

Le document sera enregistré dans la langue utilisée sur AMI Project



Vous pouvez basculer d'une langue à l'autre en cliquant sur le drapeau correspondant dans le menu de langue supérieur.

Si vous souhaitez modifier la langue d'un document déjà créé il vous suffit de sélectionner la langue, modifier le document, et le sauvegarder à nouveau.

 
Q
Créer des bons de livraisons
R

Les bons de livraisons


Vous pouvez générer des bons de livraison liés à un bon de commande ou une facture.

Créer des bons de livraison

Vous pourrez y préciser le poids de chaque article ainsi que les données de livraison (nombre de colis, expéditeur, numéro de suivi, etc.).
Le stock de vos articles sera automatiquement mis à jour lorsqu'un bon de livraison est envoyé.

Info sur les articles


Encodez vos articles récurrents pour les importer facilement sur vos bons de livraisons.

Poids et prix d'achat des articles
 
Q
Pourquoi mon client ne reçoit pas mes e-mails ?
R

La réception des e-mail peut dépendre de la sécurité de la boite mail de vos clients



Certaines boites e-mails peuvent considérer vos envois comme un courrier indésirable.
Si c'est le cas, ils doivent cliquer sur "ceci n'est pas un courrier indésirable" pour légitimer le courrier.

Pour contourner ce problème, il vous est possible d'utiliser l'adresse e-mail info@ami-project.be pour vos envois.
Rendez-vous dans la section "Mes paramètres > Gérer mon compte" et sélectionnez l'e-mail d'envoi.

Sélectionner l'e-mail d'envoi AMI Project


AMI Project est reconnu par les boites principales, telles que Gmail ou Hotmail.
 
Q
Montant TTC ou TVAC ?
R
Les termes TVAC (TVA comprise) et TTC (toutes taxes comprises) sont tous les deux valables légalement.

AMI Project utilise TVAC sur les documents, car le montant est calculé avec la TVA comme seule et unique taxe.
Certains secteurs (comme les hôtels par exemple) appliquent des taxes spécifiques, et la mention TTC est alors utilisée.

Si vous les souhaitez vous pouvez bien entendu préciser une remarque globale dans vos paramètres telle que :
"Le total TVAC calculé vaut comme montant TTC".
 
Q
Puis-je ajouter des pièces jointes à mes documents ?
R

OUI



Vous pouvez ajouter vos pièces jointes lors de l'édition de votre document en sélectionnant les fichiers dans la barre d'outils (en bas à gauche).

Ajouter des pièces jointes


Les liens vers les pièces jointes ajoutées apparaîtront alors dans l'e-mail envoyé à votre client, dans la zone du dessous.

Par ailleurs, vous pouvez également préciser vos conditions générales dans vos paramètres, soit sous forme de texte, soit en important un fichier.
 
Q
Bons de commande fournisseur
R

Les commandes fournisseurs


Vous souhaitez passer commande d'articles chez votre fournisseur ? C'est possible directement sur AMI Project !

Créer des commandes fournisseurs

Rendez-vous dans la section "Articles" pour gérer vos fournisseurs et les commandes.
Si nécessaire, vous pourrez également y préciser vos coordonnées de livraison.

Le stock de vos articles sera automatiquement mis à jour lorsqu'une commande fournisseur est livrée.
 
Q
Comment aligner mon logo ?
R

L'image de votre logo est toujours alignée en haut à gauche



Si un décalage apparait, il est sans doute causé par une partie blanche sur votre image.
Pour éviter tout décalage, assurez-vous de supprimer tout espace blanc sur la partie gauche de votre image (avec l'outil Microsoft Paint ou Adobe Photoshop, par exemple).

La taille de la zone du logo est de 650 pixels de large sur 230 pixels de haut.
Si votre logo est plus grand que cette zone il est automatiquement adapté pour y rentrer.

Les formats supportés sont le JPG, PNG ou GIF.

Si vous ne parvenez toujours pas à télécharger votre logo correctement veuillez nous le faire parvenir à l'adresse info@ami-project.be pour une vérification plus approfondie.
 
Q
Est-il possible d'envoyer mon document à plusieurs destinataires ?
R

OUI



Il est possible d'envoyer vos documents à plusieurs destinataires.
Vous pouvez les ajouter à la case "Destinataires" de votre e-mail en les séparant par une virgule ou un point virgule.
 

Devis

Q
Comment créer un bon de commande ?
R

Un bon de commande est automatiquement créé lorsqu'un devis est signé.



Voici les étapes concernant la création d'un bon de commande :
  1. Création du devis
  2. Envoi du devis (vous pouvez spécifier le statut "Envoyé" manuellement)
  3. Signature du devis (vous pouvez spécifier le statut "Signé" manuellement)
  4. Vous êtes alors automatiquement envoyé sur la page du bon de commande créé
  5. Vous pouvez alors envoyer le bon de commande ou le télécharger
  6. Une fois le bon de commande envoyé vous pourrez le facturer, ou créer des factures d'acompte
 
Q
Mon client peut-il signer un devis électroniquement ?
R

OUI



Vous pouvez personnaliser vos e-mail pour y faire apparaitre un lien d'acceptation et un lien de refus.
Le statut de votre devis sera automatiquement mis à jour, et en cas d'acceptation le client recevra le bon de commande correspondant.

Personnaliser les e-mails
 
Q
La description n'apparait pas sur le devis
R

La description est utilisée lorsque vous envoyez votre document par e-mail



Par défaut, elle apparait dans l'e-mail comme ceci :
"Suite à votre demande, nous avons le plaisir de vous transmettre le devis { Numéro de devis } relatif à : { Description }"

Il existe plusieurs solutions si vous souhaitez ajouter une description visible sur votre document :
  • Une "référence du client" courte qui apparaitra dans votre entête
  • Une remarque générale, qui apparaitra dans le bas de page
  • Une ligne de type "Titre" ou "Texte" qui apparaitra au sein de votre décompte
 

Facturation

Q
Comment puis-je modifier le numéro de ma facture ?
R
Si vous souhaitez modifier le format de votre numérotation, rendez-vous dans la section "Mes Paramètres" puis "Paramétrer mes documents".

Ici vous aurez le choix entre 3 formats :
  • Avec l'année, le mois et le numéro (ex.: FA-160200001)
  • Avec l'année et le numéro (ex.: FA-1600001)
  • Uniquement le numéro (ex.: FA-00001)

Numérotation des documents



Remarque importante


En ce qui concerne les factures, vous avez l'obligation légale de respecter la continuité de votre numérotation ; il ne peut donc y avoir de "trou" entre 2 numéros de facture.
  • il n'est pas possible de modifier le numéro d'une facture.
  • il n'est possible de supprimer que la dernière facture, à condition qu'elle n'ait pas encore été envoyée.

Si vous avez besoin de créer une facture au fur et à mesure ou d'y revenir plus tard, nous vous recommandons d'utiliser les modèles de facture comme brouillon.
Importez-les ensuite dans une facture vierge pour la finaliser et l'envoyer à votre client.

Utilisation des modèles de document

 
Q
Puis-je faire une facture sans TVA ?
R

OUI



Vous pouvez préciser un taux de 0% de TVA par défaut dans "Mes Paramètres > Paramétrer mes documents".

Taux de TVA par défaut



Il est également possible de spécifier une TVA de 0% pour certaines lignes de votre facture.

Taux de TVA pour un article particulier



Enfin, vous pouvez choisir de n'afficher aucune information de TVA sur vos documents en cochant la case dans "Mes paramètres > Personnaliser mes documents"

Ne pas afficher la TVA sur vos documents
 
Q
Puis-je ajouter des intérêts de retard sur mes facture ?
R

OUI



Vous pouvez gérer vos différents taux d'intérêts de retard dans la section "Paramétrer mes documents".

Il vous suffit ensuite de sélectionner le taux dans la barre d'outils lors de la création de votre facture.

Les frais de retard seront automatiquement calculés dans vos e-mails de rappel.
 
Q
Comment facturer un devis ?
R

Avant de facturer un devis, il est nécessaire de créer le bon de commande



Voici la procédure complète point par point :
  1. Créez votre devis
  2. Envoyez votre devis ou spécifiez son statut à "Envoyé par courrier"
  3. Spécifiez le statut du devis à "Signé"
  4. L'étape 3 crée le bon de commande et vous y envoie automatiquement
  5. Envoyez le bon de commande ou spécifiez son statut à "Envoyé"
  6. Les boutons "Facturer le BDC" et "Créer une facture d'acompte" sont désormais disponibles
  7. Pour facturer le devis entier, cliquez sur le bouton "Facturer la commande" et enregistrez la facture
 
Q
Importer mes extraits bancaires pour synchroniser les paiements
R

La synchronisation de vos extraits bancaires


Importez vos extraits bancaires au format CSV* pour enregistrer automatiquement les paiements de vos factures et mettre à jour votre trésorerie.

Import des extraits bancaires au format CSV

Résultat de l'import des extraits bancaires

(*) La procédure pour obtenir vos extraits au format CSV dépend de votre banque.
Connectez-vous à votre homebanking et cherchez un bouton "CSV" (BNP Paribas Fortis) ou "Exporter" (Belfius).

Exporter les CSV sur le homebanking de BNP Paribas Fortis

Exporter les CSV sur le homebanking de Belfius
 
Q
Comment facturer un bon de commande ?
R
Lorsqu'un devis est indiqué comme SIGNÉ, le bon de commande correspondant est automatiquement créé.

Pour facturer un bon de commande il est nécessaire de l'envoyer préalablement à votre client.
Une fois le statut du bon de commande indiqué comme ENVOYÉ deux nouvelles options apparaissent dans le menu d'outils :
  • Créer une facture d'acompte
  • Facturer la commande

Comment facturer un bon de commande


Pour facturer l'entièreté de la commande, cliquez pour ouvrir l'éditeur de document pré-rempli avec toutes les données de la commande, vous permettant d'en modifier le contenu si nécessaire.

Pour facturer un acompte, cliquez pour ouvrir un popup vous permettant de préciser le pourcentage de l'acompte (pre-rempli avec la valeur définie par défaut), ainsi que sa description.

Créer un acompte
 
Q
Communication de paiement
R

La communication de paiement


Vous pouvez choisir d'ajouter une communication à vos factures, structurée ou non.
Ceci vous permettra d'identifier plus rapidement les paiements de vos clients.

Ajouter une communication (structurée ou non) à vos factures

Communication de paiement sur vos factures

Recherche par communication


Vous pourrez également effectuer une recherche sur base de cette communication.

Recherche par communication bancaire
 
Q
Comment appliquer le régime de cocontractant ?
R
Si vous êtes soumis au régime de cocontractant vous devez cocher la case correspondante sur la page des paramètres "Modifier mes coordonnées".

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Ensuite, lorsque vous sélectionnerez un client assujetti à la TVA le régime de cocontractant sera automatiquement appliqué (TVA de 0% et ajout de la clause en remarque).
 
Q
Comment supprimer ma facture ?
R
En ce qui concerne les factures, vous avez l'obligation légale de respecter la continuité de votre numérotation ; il ne peut donc y avoir de "trou" entre 2 numéros de facture.

Il n'est donc possible de supprimer que la dernière facture, à condition qu'elle n'ait pas encore été envoyée.

Pour annuler la facture au niveau comptable vous devez créer une note de crédit.
Pour créditer votre facture, précisez le statut à "Envoyé", ce qui fera apparaitre le bouton "Créer une NC" dans le menu de gauche.
Cliquez sur le bouton, enregistrez votre note de crédit et envoyez là (ou précisez son statut manuellement).

Si vous avez besoin de compléter une facture au fur et à mesure ou d'y revenir plus tard, nous vous recommandons d'utiliser les modèles de facture comme brouillon.
Importez-les ensuite dans une facture vierge pour la finaliser et l'envoyer à votre client.
 
Q
Est-il possible de créer des factures récurrentes ?
R

OUI


Vous souhaitez facturer régulièrement vos clients sur base d'un modèle de facture prédéfini ?
C'est possible !

Ajoutez une récurrence de facture, définie par :
  • le choix d'un modèle
  • la sélection d'un client
  • la précision de la période (hebdomadaire, mensuelle ou annuelle)
  • la date de la première exécution


La facture sera créée et ajoutée automatiquement à votre compte.
Si vous souhaitez qu'elle soit également envoyée, cochez la case et assurez-vous que votre client a accepté de recevoir vos documents électronique.


REMARQUE :
Cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs bénéficiant d'un accès annuel.
 
Q
Pourquoi ma facture n'est pas reprise dans le tableau de bord ?
R
Les factures ne sont comptabilisées sur le tableau de bord qu'une fois envoyées à votre client.

Jusqu'au moment de l'envoi, une facture peut être modifiée ou même supprimée s'il s'agit bien de la dernière (il ne peut légalement y avoir de trou dans la numérotation).

Si vous souhaitez créer une facture pour l'utiliser plus tard, nous vous conseillons la création et l'utilisation de modèles.
 

Frais professionnels

Q
Comment encoder les frais professionnels ?
R
Le formulaire d'ajout de frais professionnel permet l'encodage des principales informations nécessaires à votre comptabilité et vos déclarations TVA et fiscale.

Formulaire d'encodage des frais professionnels


Informations générales

  • Description du frais : zone libre et aide mémoire (ex.: "Carburant mai", "Achat ordinateur", "Facture GSM", ...)
  • Référence du frais : numéro de facture ou de ticket de caisse, références
  • Type de frais : catégorie du frais (pré-encodées ou personnalisées)
  • Type d'achat : marchandise, achat de bien, services, ... (information utile à la déclaration TVA)
  • Date du frais : date de facture (utilisée pour l'ordre des frais et leur période de déclaration)
  • Date de paiement : date du paiement du frais
  • Mode de paiement
  • Lieu d'achat

Montant

  • Total TVAC : montant total TVA comprise
  • Ratio pro : pourcentage professionnel
  • Montant pro HTVA : montant professionnel hors TVA (valeur calculée)

Données TVA

  • Montant TVA : montant de la TVA
  • Taux de TVA : pourcentage de TVA (valeur calculée)
  • Ratio TVA max : le plafond TVA est une règle comptable liée au type de frais (ex.: 50% pour les voitures, 0% pour les restaurants, ...)
  • TVA déductible : montant de la TVA déductible (valeur calculée)
  • Règle cocontractant : règle TVA spécifique à appliquer si le prestataire de service est sous le régime de cocontractant (entrepreneur du bâtiment, jardinier, ...)

Données fiscales

  • DNA : les "dépenses non admises" sont un pourcentage lié au type de frais (ex.: 31% pour les restaurants, ...)
  • Montant déductible : montant déductible fiscalement après DNA (valeur calculée)
  • Amortissement : ceci concerne les biens qui s'usent avec le temps
  • Nb d'années : nombre d'années d'amortissement
  • Déduction annuelle : montant annuellement déductible fiscalement (valeur calculée)

Couleurs

  • Couleur de fond : couleur qui apparaîtra en fond dans la liste de frais
  • Couleur de texte : couleur d texte dans la liste de frais
  • Sauver ces paramètres pour les futurs frais de ce type : enregistre les paramètres et couleurs pour les prochains frais du même type
 
Q
Comment puis-je connaître ma situation TVA ?
R
Votre situation TVA est affichée dans la section "Frais".

Vous y retrouverez un résumé de la TVA facturée, déductible et due dans la barre d'outils à gauche.

Situation TVA


Pour afficher le résumé d'une période donnée  (un trimestre par exemple), vous pouvez utiliser le menu déroulant "Période" dans la barre de recherche supérieure, ou spécifier vous même les dates "Du" et "Au".


 
Q
Comment gérer les amortissements ?
R
Au delà d'un certain montant (250 € en Belgique), les frais doivent être amortis en plusieurs années.

Grâce à AMI Project plus besoin de tableaux compliqués, il vous suffit juste de préciser le nombre d'années d'amortissement d'un frais et AMI se chargera pour vous de calculer la déduction fiscale annuelle (visible dans l'estimation des impôts et les comptes de résultats).





Attention : la durée des amortissement dépend de l'usure et de l'usage que vous ferez de l'objet.

En général la plupart des comptables respectent des durées standards, par exemple :
- véhicule neuf : 5 ans
- véhicule d'occasion : 3 ans
- ordinateur : 3 ans
 
Q
Gérer la trésorerie
R

Tout indépendant doit tenir un livre de trésorerie dans sa comptabilité.


Ce livre contient l'ensemble des opérations réalisées sur les comptes de votre entreprise.

Beaucoup d'indépendants l'enregistrent encore dans un tableur comme Excel, ce qui peut entraîner de nombreuses erreurs.
Bonne nouvelle donc, puisque AMI Project vous propose un encodage automatique et centralisé !

Ajouter les opérations

Les opérations d'entrées (frais professionnels) et de sorties (factures de vente) seront automatiquement ajoutées.
Pour les autres (paiement du décompte TVA, transferts entre vos comptes, ...) vous pourrez encore les ajouter manuellement.

Ajouter une opération

À la fin de l'année, exportez votre récapitulatif pour l'imprimer ou le sauvegarder pour le joindre à votre déclaration fiscale.

Récapitulatif de la trésorerie
 
Q
Est-il possible de supprimer un type de frais ?
R

Votre comptabilité doit rester intacte pendant 7 ans.



Il n'est donc pas possible de supprimer un type de frais encore en cours d'utilisation, même s'il s'agit des années précédentes.

Si vous souhaitez toutefois supprimer un type de frais non-utilisé, vous pouvez nous le communiquer via e-mail ou le support technique.
 
Q
Comment importer/exporter mes frais professionnels ?
R

Il vous est possible d'importer et d'exporter vos frais professionnels au format CSV.


  • Pour communiquer avec un autre programme comptable
  • Pour faire vos copies de sauvegarde

Le format de fichier CSV est lisible par Excel ou n'importe quel autre tableur (Libreoffice Calc par exemple).

Pour connaitre le nom des différentes colonnes supportées, cliquez une première fois sur le bouton "Exporter au format CSV" pour obtenir un fichier type.

Import-export des frais professionnels


À ce jour, les colonnes supportées sont les suivantes :
  • expense_date : date du frais (format YYYY-MM-DD)
  • location : pays du frais (en anglais)
  • zone : zone du frais (local, EU, abroad)
  • kind : type de frais (service ou product)
  • reference : référence du frais (numéro de facture)
  • description : description du frais (libre)
  • total_tax_included : montant total TVA comprise
  • professional_ratio : pourcentage professionnel
  • non_deductible_ratio : pourcentage non-déductible (DNA)
  • pro_amount_tax_free : montant professionnel hors TVA
  • deductible_amount : montant déductible après DNA
  • depreciation : nombre d'années d'amortissement (1 = pas d'amortissement)
  • tax_max_ratio : pourcentage de déduction TVA maximum (plafond TVA)
  • tax_amount : montant total de la TVA
  • tax_counterparty : régime cocontractant (0 ou 1)
  • tax_rate : taux de TVA sur facture
  • tax_rate_local : taux de TVA local (pour le calcul de la TVA intracommunautaire ou cocontractant)
  • deductible_tax : montant de la TVA déductible
  • non_deductible_tax : montant de la TVA non-déductible (voir plafond TVA)
  • payment_date : date de paiement
  • payment_status : statut du paiement (paid, unpaid, partial)
  • payment_mean : moyen de paiement (libre)
  • expense_type : type de frais (miscellaneous ou libre)
  • creation_date : date de l'encodage du frais

 

Clients

Q
Comment puis-je importer ma base de données clients ?
R
Le boutons "Importer au format CSV" de la section "Clients" vous permet de transférer votre base de données.

Un fichier CSV fonctionne comme un tableau Excel simplifié qui ne contient que les données.
La plupart des programmes de tabulations et de comptabilités sont capables d'exporter ce genre de fichier.

Pour connaitre notre format, le plus simple est d'exporter une première fois le fichier en cliquant sur "Exporter au format CSV".
Ceci vous donnera un aperçu des différentes colonnes que vous pourrez compléter.

ATTENTION : aucun traitement ne sera effectué lors de l'importation, assurez-vous que les données sont exactes (numéro de TVA, adresse e-mail, etc.)

Certains programmes comme Excel proposent différentes options lors de la sauvegarde de CSV, veillez à choisir l'encodage "UTF-8 sans BOM" et le séparateur point-virgule (;).

Format du fichier CSV
 
Q
Pourquoi mes clients doivent accepter mes documents électroniques ?
R
La facturation électronique est encore jeune et certaines contraintes légales s'y appliquent.

Si vous souhaitez envoyer vos documents via les e-mails personnalisés sur AMI Project, il est nécessaire de nous assurer que vos clients les acceptent.

Cochez simplement la case "Je souhaite envoyer mes documents par voie électronique à ce client" dans le formulaire de votre client.
Un e-mail contenant le lien d'acceptation lui sera envoyé, et vous serez automatiquement averti de sa réponse.

Pour personnaliser l'e-mail d'acceptation, rendez-vous dans "Mes paramètres > Personnaliser mes e-mails" puis sélectionnez "Avertissement de facturation électronique" dans le menu déroulant.

Acceptation des documents électroniques


La réponse peut avoir les valeurs suivantes :
  • Accepté
  • Pas accepté
  • Pas demandé
 

Paiements clients

Q
Est-il possible d'ajouter un mode de paiement ?
R
Oui, c'est possible.

Vous pouvez modifier vos listes de paramètres dans "paramétrer mes documents", puis en sélectionnant "Modifier la liste" dans le menu déroulant correspondant.
Modifier une liste déroulante


Un nouveau bloc apparaîtra pour vous permettre d'organiser les différentes options.
Liste des modes de paiements


Pour aller plus loin, vous pourriez par exemple également préciser vos informations PayPal dans le bloc de texte général.
 
Q
Comment enregistrer un paiement ?
R
Une fois votre facture envoyé à votre client, le bouton "Enregistrer un paiement" apparait dans le menu de gauche.

Lorsqu'il est cliqué, ce bouton ouvre un petit formulaire pour préciser le montant à enregistrer (en devise ou en pourcentage).
Un paiement peut donc être partiel ou total.

Enregistrer un paiement


L'historique des paiements est ensuite affichée en dessous du menu, à gauche de votre facture.
 

Articles et stock

Q
Comment le stock est-il mis à jour ?
R
Le stock de vos articles est décompté automatiquement lorsque votre facture est indiquée comme envoyée (via AMI Project ou par vos soins).

À l'inverse, une note de crédit envoyée augmente votre stock.
 
Q
Pourquoi le taux de TVA de mes articles est bloqué à 0% ?
R
Votre entreprise est probablement indiquée comme non assujettie à la TVA.
Le taux normal pour ce genre d'entreprise est de 0%.

Si vous souhaitez facturer d'autres taux de TVA il est nécessaire de cocher la case "assujetti" et d'enregistrer un numéro de TVA valide.
 
Q
Puis-je définir le prix de mes articles à 3 ou 4 décimales ?
R

OUI



Vous pouvez utiliser jusqu'à 4 décimales.
Pour modifier le nombre de décimales, choisissez la valeur dans "Mes paramètres > Paramétrer mes documents".